Guide pratique

Par leur expertise de terrain et leurs actions, ce sont les groupes locaux qui font vivre le mouvement. Il est dès lors important qu’ils aient accès à une partie du capital de l’association et soient maîtres de leur budget (dans le respect des dépenses admises).

A priori, la trésorerie d’un groupe local se trouve sur le compte central d’Avello et est gérée au niveau du secrétariat, en partenariat avec le·la trésorier·ière du groupe local. On dit alors que le groupe a un compte virtuel.

Les groupes qui effectuent plus de 20 mouvements bancaires par an peuvent disposer d’un compte Triodos à leur nom.

> Envoyer une facture au secrétariat ?

> Demander un remboursement au secrétariat (note de frais) ?

Chaque groupe local désigne un·e trésorier·ère chargé·e de faire le suivi des recettes et dépenses du groupe et de transmettre rapidement les factures et notes de frais au secrétariat. Merci de privilégier les factures aux demandes de remboursement.

La trésorerie du groupe local se trouve sur le compte central d’Avello. Le secrétariat tient un tableau de suivi des finances locales (versement de la dotation, recettes, dépenses…) ; il paie les factures ou rembourse les dépenses, dans la limite du montant disponible pour chaque groupe.

Chaque année, au mois de février, le secrétariat envoie aux groupes le solde de leur compte virtuel au 31 décembre de l’année précédente. Le reste du temps, le solde des comptes est disponible à la demande en envoyant un mail à compta.groupe@avello.org.

Lorsqu’un groupe local ferme, son compte virtuel est clôturé après un an par le secrétariat.

Les groupes qui effectuent plus de 20 mouvements bancaires par an peuvent disposer d’un compte Triodos. Le patrimoine alloué aux groupes demeure dans la comptabilité de l’association.

Pour ouvrir ou fermer un compte, changer de mandataire ou changer d’adresse, merci de contacter votre animateur·rice.

Le groupe désigne un·e trésorier·ère qui se charge de payer ou rembourser les dépenses. À partir de 2025, il ne lui est plus demandé de rédiger un rapport financier annuel, mais bien de :

• Rédiger des communications précises quand des virements sont faits : nom du fournisseur + type de dépense (« Print Copy impression flyers », « Alexandra Jimenez remboursement frais de catering »…) ;
• En janvier, envoyer au secrétariat les scans des justificatifs de l’année précédente – pour notre gestion en interne ;
• Une fois par an, transmettre au secrétariat les originaux des justificatifs, en main propre ou par la poste – pour les contrôles des pouvoirs subsidiants.

Lorsqu’un groupe local ferme, son compte Triodos est clôturé après un an par le secrétariat.

Non. Seuls les groupes locaux qui effectuent plus de 20 mouvements bancaires par an peuvent disposer d’un compte Triodos (à ouvrir via le secrétariat, merci de contacter votre animateur·rice à ce sujet). Les autres groupes locaux bénéficient d’un compte virtuel ; leur trésorerie se trouve sur le compte central d’Avello.

La nature des dépenses réalisées par les groupes doit être en cohérence avec la mission d’Avello.

> Retrouvez ici la liste des dépenses admises ou non

Chaque groupe local détermine son propre mode de fonctionnement (défraiement des frais de transport au niveau local, frais de bouche…) pour placer tou·tes les membres du groupe sur un même pied d’égalité.

Pour ce qui est des déplacements en voiture, les frais sont remboursés si le transport en commun n’est pas possible, en cas de transport de matériel encombrant ou de covoiturage.

Le·la trésorier·ère d’un groupe qui possède un compte virtuel envoie au plus vite les factures à payer à compta.groupe@avello.org en précisant le nom de son groupe local dans l’objet du mail. Le secrétariat effectue ensuite le paiement dans les 15 jours, dans la limite du montant disponible pour le groupe.

Merci de privilégier les factures aux demandes de remboursement, et de demander qu’elles soient émises au nom du GRACQ (qui reste pour l’instant le nom de l’association dans nos statuts) : GRACQ / Nom du groupe local – 15 rue de Londres 1050 Bruxelles – n° d’entreprise : 0449.673.390.

Pour les groupes qui bénéficient d’un subside externe, mentionnez si la dépense doit être prise en compte sur ce subside !

Le·la trésorier·ère d’un groupe qui possède un compte virtuel envoie au plus vite ses notes de frais à compta.groupe@avello.org en précisant le nom de son groupe local dans l’objet du mail. Le secrétariat effectue ensuite le paiement dans les 15 jours, dans la limite du montant disponible pour le groupe.

> Téléchargez ici le formulaire de note de frais des dépenses des groupes locaux

Par ailleurs, un·e membre qui a participé à une rencontre supra-locale (AG, rencontre de groupes…) peut demander au secrétariat le remboursement de ses trajets.

> Téléchargez ici le formulaire de note de frais des dépenses individuelles

Remarques :

• N’oubliez pas de signer votre note de frais et de joindre un justificatif scanné par page.
• Pour les groupes qui bénéficient d’un subside externe, mentionnez si la dépense doit être prise en compte sur ce subside.
• Seules les notes de frais envoyées dans l’année civile pourront être remboursées.
• Seules les dépenses admises seront remboursées.
• Une fois par an, merci de nous envoyer ou nous remettre en main propre les justificatifs originaux.

Non. Les groupes locaux ne peuvent pas faire de note de débit au nom d’Avello (exemple : un·e bénévole d’Avello demande un défraiement à Pro Velo pour une activité). Si vous êtes dans ce cas, merci de passer par la compta : compta.groupe@avello.org ou 02 502 61 30.