Guide pratique

Chaque groupe local dispose d’une adresse du type locale@avello.org qui redirige le courrier vers la boîte mail privée de son·sa coordinateur·trice ou la boite mail du groupe. Aucune boite mail n’est créée ni gérée par le secrétariat. Notez bien que la redirection ne fonctionne aussi que vers une seule adresse mail.

Si vous souhaitez que plusieurs personnes puissent recevoir les messages de la redirection, nous vous conseillons de créer une boite mail pour votre locale. C’est aussi une trace plus durable dans le temps de tous les courriels envoyés et reçus par la locale. Optez alors pour une adresse partagée du style avello.votrecommune@xxx.yyy.

Dans tous les cas prévenez votre animateur·rice de l’adresse mail à mettre dans la redirection de votre adresse mail officielle xxxx@avello.org

Attention : les adresses xxxx@gracq.org ne fonctionnent plus. Elles ne doivent plus être utilisées ni communiquées à l’extérieur.

Il n’est pas possible d’envoyer des mails avec l’adresse locale@avello.org comme expéditeur (puisque ce n’est pas une boîte mail). Mais vous pouvez tout à fait changer le nom qui apparait dans le champ « Expéditeur : » de votre boite mail privée ou de groupe, pour être plus clair que c’est un mail qui vient de votre locale.

Vous pouvez aussi mettre locale@avello.org comme adresse de réponse à vos mails, via le champ « Répondre à : » de chaque courriel. C’est cette adresse qui sera automatiquement utilisée pour la réponse de vos destinataires. Si ce champ est caché, il faut le faire apparaître via les réglages de votre logiciel de mail. Il peut aussi être configuré automatiquement pour tous les mails envoyés, via les réglages de votre messagerie.

Voici comment procéder pour une boite Gmail :

Se rendre sur ce lien, en vous identifiant avec le compte Gmail de votre locale : https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/accounts
Sur cet écran, vous pourrez configurer le nom derrière votre boite mail (Avello au lieu de GRACQ) et l’adresse mail de retour de votre locale :

Si vous écrivez régulièrement à un même groupe de personnes, vous pouvez demander à votre animateur·trice de créer une liste de courriels « Avello » qui vous permettra d’envoyer un mail à tous vos contacts au moyen d’une seule adresse mail.

Exemples :

• locale@listes.avello.org = membres actif·ves au sein d’un groupe local, doivent être informé·es de tout
• locale.contacts@listes.avello.org = personnes à inviter aux évènements (quelques fois par an)

Remarques

• Attention de bien mettre les adresses des listes en clair dans les champs À: ou Cc: mais jamais en copie cachée (Bcc🙂
• Merci d’insérer systématiquement un lien de désabonnement à la fin de vos courriels en copiant-collant ce texte :

  Pour gérer tous vos abonnements à nos mailing lists,
  cliquez sur ce lien : -UnsubscribeHTML-

• La taille des pièces jointes que l’on peut envoyer sur nos listes est limitée. En cas de fichiers volumineux (plus de 3 Go au total), utilisez le service SwissTransfer pour permettre à chacun de vos destinataires puisse télécharger vos pièces jointes facilement.
• La gestion des abonné·es aux listes se fait via la base de données d’Avello, dont l’accès est conditionné à une petite formation par le secrétariat.
• L’adresse listmaster@listes.avello.org n’est pas l’adresse de votre liste, mais la boite mail du gestionnaire technique !
• Les listes xxx@listes.gracq.org ne doivent plus être utilisées (même si tout est redirigé vers les nouvelles listes et que rien n’est perdu !)

Il arrive que les mails d’Avello se retrouvent dans le courrier indésirable de nos destinataires. Pour éviter cela, merci de leur demander d’ajouter les adresses « @listes.avello.org » et « @avello.org » dans leurs contacts et de signaler les mails Avello comme légitimes.

Certaines personnes nous signalent ne pas vouloir recevoir de mails d’Avello. Avant d’effectuer un envoi de mail, merci de retirer de vos destinataires les personnes qui ont, dans la base de données, la propriété « Pas de mailing militance ».

Vous pouvez aussi insérer ceci au bas de chacun de vos envois de courriels :
Pour en savoir plus sur notre politique de protection de vos données (RGPD) : avello.org/rgpd